星期日, 7月 12, 2015

寫Email的技巧



職場上寫Email是個基本,卻很重要的技巧。然而,學校不會有人教你怎麼做。

主管或資深人士,每天都會收到許多Email。依照商用習慣撰寫Email,可以讓對方迅速抓到重點,進而馬上處理,縮短你的等待時間,提升工作效率。另一方面,也能展現出你的溝通能力,讓人對你有好的印象。

以下列出幾個重點的觀念:



1. 使用有意義的信件主旨

人們常用信件主旨來決定是否有打開信來讀內容。主旨用的不好,對方不會開信。未來要搜尋,也會很難整理。
根據信件種類,大致可以分成三種:

  1. 傳遞訊息 - 使用明確主旨或者關鍵字。 
  2. 詢問問題 - 直接將問句用在主旨。 
  3. 要求對方採取行動 - 提醒對方該採取行動。 


2. 在主旨使用標籤

使用適當的標籤,可以幫助收件者快速分類信件,並有利於未來的搜尋,尤其是用於對外的溝通。因為某些單位會同時處理多個案子,主動使用標籤分隔,對方會感謝你。
例如:

  1. [中山高專案]、[南翔企劃] 依照專案給標籤
  2. [Tip]、[Tool]
  3. [Build Success] 自動化處理信件。看到信件主旨就不需要進去看內容。